Савети

12 једноставних али ефикасних техника за убрзани рад у Екцелу

Често се мора носити са МС Екцел-ом? Онда не пропустите део савета о оптимизацији рада у овом програму.

Брзо додајте нове податке у графикон

Ако се за већ изграђени дијаграм појављују нови подаци на листу који треба додати, можете једноставно изабрати распон са новим информацијама, копирати га (Цтрл + Ц) и затим га директно залијепити у дијаграм (Цтрл + В).

Инстант Филл (Фласх Филл)

Ова функција појавила се само у најновијој верзији програма Екцел 2013, али исплати се унапријед надоградити на нову верзију. Претпоставимо да имате списак пуна имена (Иван Иван Иванович), који морате претворити у скраћенице (Иванов И.). Да бисте извршили такву конверзију, потребно је да почнете ручно да пишете жељени текст у суседној колони. На другој или трећој линији, Екцел ће покушати да предвиди наше акције и да аутоматски изврши даљу обраду. Морат ћете само притиснути типку Ентер за потврду, а сва имена ће се одмах претворити.

Слично томе, можете извући имена из е-поште, залијепити име фрагмената, итд.

Копирајте без разбијања формата

Вероватно знате за “магични” маркер за аутоматско довршавање - танак црни крст у доњем десном углу ћелије, повлачењем које можете копирати садржај ћелије или формуле у неколико ћелија одједном. Међутим, постоји једна неугодна нијанса: такво копирање често крши дизајн табеле, јер се не копира само формула, већ и формат ћелије. Ово се може избећи ако одмах након повлачења црним крстом кликнете на паметну ознаку - посебну икону која се појављује у доњем десном углу копиране области.

Ако одаберете опцију "Копирај само вриједности" (Филл Витхоут Форматтинг), Мицрософт Екцел ће копирати вашу формулу без формата и неће покварити дизајн.

Приказивање података из Екцел табеле на мапи

Најновија верзија програма Екцел 2013 има могућност да брзо прикаже ваше геоподатке на интерактивној мапи, на пример, продају по граду, итд. Да бисте то урадили, идите на "Апп Сторе" на картици Инсерт и инсталирајте додатак Бинг Мапс. Ово се може урадити путем директне везе са сајта кликом на дугме Додај. Након додавања модула, можете га одабрати у падајућој листи "Моје апликације" на картици "Уметање" (Уметни) и ставити је на ваш радни лист. Остаје да изаберете ваше ћелије података и кликнете на дугме Прикажи локације у модулу мапе да бисте видели наше податке на њему.

По жељи, у поставкама додатка, можете одабрати врсту графикона и боје које ће се приказивати.

Брзи прелаз на жељени лист

Ако је у вашој књизи број радних листова већи од 10, онда постаје тешко управљати њима. Кликните десним тастером миша на било који дугме за листање листова у доњем левом углу екрана.

Појавиће се табела садржаја, и можете одмах отићи на било који жељени лист.

На посебном листу можете креирати и табелу садржаја са хиперлинковима. То је мало компликованије, али често прикладније.

Претвори редове у колоне и назад

Ако сте икада морали ручно да преместите ћелије из реда у колоне, ценићете следећи трик:

  1. Означите опсег.
  2. Копирајте га (Цтрл + Ц) или притиском на десну типку миша одаберите "Цопи" (Копирај).
  3. Кликните десним тастером миша на ћелију у коју желите да убаците податке и изаберите једну од специјалних опција за уметање у контекстни мени - икону "Транспосе".

У старијим верзијама програма Екцел не постоји таква икона, али проблем можете ријешити помоћу посебног уметка (Цтрл + Алт + В) и одабиром опције "Транспосе" (Транспосе).

Падајућа листа у ћелији

Ако се намерава унети строго дефинисане вредности из дозвољеног скупа (на пример, само "да" и "не" или само са листе одељења компаније, итд.), Онда се то може лако организовати помоћу падајуће листе:

  1. Изаберите ћелију (или опсег ћелија) у којој би требало да постоји такво ограничење.
  2. Кликните на дугме Валидација података на картици Подаци (Провера).
  3. У падајућој листи "Дозволи" изаберите опцију "Листа".
  4. У пољу "Извор" наведите опсег који садржи референтне варијанте елемената, који ће касније испасти док куцате.

Напредни трикови из исте серије: падајућа листа са попуњавањем, сродне падајуће листе, падајућа листа са фотографијом итд.

Смарт Табле

Ако изаберете опсег са подацима и на картици Хоме кликните на "Формат ас а табле" (Хоме - Формат као табела), онда ће наша листа бити трансформисана у "паметну" табелу, која (осим фанци стрипед цолоринг) зна много корисних ствари:

  • Аутоматски се протеже приликом додавања нових редова или колона.
  • Унесене формуле ће се аутоматски копирати у целу колону.
  • Поклопац ове табеле се аутоматски фиксира приликом померања и укључује гумбе за филтрирање и селекцију.
  • На картици Дизајн која се појављује (Дизајн), можете додати ред укупних бројева са аутоматским израчунавањем за такву табелу.

Спарклинес

Спарклине су минијатурни графикони који су нацртани директно у ћелијама, који графички приказују динамику наших података. Да бисте их креирали, кликните на "Грапх" (Линија) или "Хистограм" (Колоне) у групи "Спарклинес" на картици "Инсерт". У прозору који се отвори, одредите опсег са почетним нумеричким подацима и ћелијама у које желите да унесете спарклине.

Након што кликнете на дугме "ОК", Мицрософт Екцел ће их креирати у наведеним ћелијама. На картици Дизајн (Дизајн) можете додатно да прилагодите њихову боју, тип, омогућите приказивање минималних и максималних вредности, итд.

Опоравак несачуваних датотека

Петак Евенинг. Дуго очекивани крај шок радне недеље. Гледајући унапред остатак, затворите извештај у којем сте били заузети последњом половином дана, ау дијалогу који се појављује, "Сачувајте промене у датотеци?" Изненада, из неког разлога, притисните "Не".

Празна канцеларија најављује ваш вапај, али је прекасно - последњих неколико сати рада отишло је до репа пса и уместо пријатне вечери са пријатељима, мораћете да повратите изгубљено.

Заправо, постоји велика шанса да се ситуација исправи. Ако имате Екцел 2010, кликните на "Филе" - "Рецент" (Филе - Рецент) и пронађите дугме Рецовер Унсавед Воркбоокс у доњем десном углу екрана. У програму Екцел 2013, путања се мало разликује: "Датотека" - "Детаљи" - "Управљање верзијама" - "Опоравак несачуваних књига" (Датотека - Својства - Опоравак несачуваних радних књига). Посебна фасцикла ће се отворити из дубине Мицрософт Оффице-а, где се привремене копије свих књига које су креиране или модификоване, али које нису сачуване сачувају у таквом случају.

Поређење два распона за разлике и подударања

Врло често, када радите у Екцелу, потребно је да упоредите две листе и брзо пронађете ставке које су у њима исте или различите. Најбржи и најизгледнији начин да то урадите:

  1. Изаберите обе упоређене колоне (док држите тастер Цтрл).
  2. Изаберите на картици Почетак - Условно форматирање - Правила за додељивање ћелија - Двоструке вредности (Почетна - Условно форматирање - Означите правила ћелије - Двоструке вредности).
  3. Изаберите опцију "Јединствено" са падајуће листе.

Бонус: други начини за поређење два распона и проналажење разлика / подударања.

Избор (подешавање) резултата прорачуна за тражене вредности

Да ли сте икада покупили улазне вредности у вашем Екцел прорачуну да бисте добили излаз који вам је потребан? У таквим тренуцима осећате се као тврдоглави топник, зар не? Само неколико десетина итерација "потисну - лет", и ево га, дуго очекивани "хит"!

Мицрософт Екцел ће бити у стању да вам направи такво прилагођавање, брже и прецизније. Да бисте то урадили, кликните на картицу "Инсерт" у дугмету "вхат-иф аналисис" и изаберите команду "Параметер селецтион" (Уметање - Шта ако је анализа - тражење циља). У прозору који се појави, одредите ћелију у којој желите да изаберете жељену вредност, жељени резултат и ћелију за унос која треба да се промени. Након што кликнете на "ОК", Екцел ће извршити до 100 "снимака" како би одабрали укупну количину потребну са тачношћу од 0,001.

Ако овај детаљан преглед не покрива све корисне МС Екцел чипове о којима знате, поделите их у коментарима!

Погледајте видео: Joga u kancelariji (Новембар 2019).